Milhões de caixas de papelão com 70,5 milhões de processos arquivados só no Estado de São Paulo. O Judiciário, que já convive com um número excessivo de ações em tramitação - poucas deles em formato digital -, desembolsa hoje milhões de reais por mês para gerir um mar de papel, guardado em prédios e galpões, próprios ou alugados, espalhados por todo o país. Só o Tribunal de Justiça paulista (TJ-SP) é obrigado a gastar mensalmente R$ 1,7 milhão para conservar a maior parte de seu acervo: 40,8 mil quilômetros lineares de documentos, o equivalente a uma volta em torno da Terra.
O TJ-SP, o maior do país, foi fundado em fevereiro de 1874. Desde então, acumula praticamente tudo que é julgado. Estão arquivados 70 milhões de processos findos - já encerrados pela Justiça - e cerca de 500 mil em tramitação, à espera de uma decisão da segunda instância. A maior parte do acervo é gerenciada por uma empresa terceirizada, que cobra R$ 0,03 para manter cada ação - ou R$ 0,31 por caixa. Cerca de 10 milhões de ações estão guardadas no Complexo Judiciário do Ipiranga, na capital, em caixas de papelão colocadas em estantes de ferro de seis metros de altura, que foram presas às paredes para evitar a queda de uma sobre as outras, em efeito dominó.
O tribunal paulista já elaborou um programa de descarte de processos, baseado em triagem e em tabela de temporalidade - que determina prazos de permanência de documentos em arquivos. Mas ele ainda não saiu do papel, por divergências com gestões anteriores da seccional da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). O atual presidente da entidade, Luiz Flávio Borges D'Urso, defende, no entanto, a eliminação do "acervo inútil". Para ele, só devem ser mantidos processos com valor histórico.
Em outros Estados, toneladas de papel estão sendo recicladas, o que não impede, no entanto, investimentos em novas áreas para a guarda de processos. Em janeiro, o Tribunal de Justiça do Distrito Federal (TJ-DF) inaugurou o terceiro galpão de seu complexo arquivístico. Cada um deles tem área total de 1,8 mil metros quadrados. A nova área está recebendo processos findos das cidades-satélites de Brasília.
O TJ-DF iniciou em abril de 2006 um trabalho de triagem, digitalização e descarte de documentos. Desde então, foram analisados aproximadamente 900 mil processos findos. Restam ainda um milhão de ações em arquivo. Do total verificado, cerca de 145 mil foram enviados à reciclagem. Antes, porém, as partes puderam requerer documentos ou cópias dos autos. Os processos históricos - entre eles os anteriores a janeiro de 1970 - são integralmente preservados, tanto em meio físico quanto digital. "Assim, resguardamos a memória da Justiça local", diz a secretária substituta de gestão documental do tribunal, Virgínia Reis da Costa.
O trabalho de descarte desenvolvido por tribunais é baseado na Lei nº 8.159, de 1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados. Até a edição da norma, o entendimento era de que nada poderia ser jogado fora, o que levou a um acúmulo de papel. Com o artigo 20 da lei, o Judiciário ganhou respaldo legal para eliminar o que for preciso. "É um problema. Não dá mais para guardar tudo. O custo é proibitivo", diz o juiz auxiliar da presidência do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), Marivaldo Dantas.
Para resolver a questão, o CNJ órgão criou o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname). Em setembro de 2009, foi formado um comitê para a elaboração de normas para o Poder Judiciário. Foi editada uma resolução com tabelas que estabelecem que tipo de processo pode ser eliminado - o prazo mínimo é 90 dias - e qual deve ser guardado para sempre. O texto deve ser analisado na próxima sessão plenária do Conselho, marcada para terça-feira.
No Rio de Janeiro, os processos da esfera estadual são avaliados e, rotineiramente, descartados. Há cerca de 20 milhões de ações em arquivos - 184 quilômetros lineares. Pouco mais da metade está sendo administrado por uma empresa contratada. Para manter todo o acervo, o Tribunal de Justiça (TJ-RJ) desembolsa mensalmente cerca de R$ 500 mil. Em maio, entrará em funcionamento um centro de digitalização. A meta é escanear dez milhões de ações em papel - cerca de seis mil processos por dia.
Para reduzir seu acervo, a Justiça Federal elaborou um programa de gestão documental, que é regulamentado por resoluções editadas em 1999 e 2004. Em São Paulo, foram analisados, entre 2008 e 2010, 97 mil processos e eliminados 83 mil, gerando cerca de 42,5 toneladas de papel reciclado. A seção judiciária paulista tem hoje cerca de 3,4 milhões de processos e documentos administrativos arquivados. O custo total para manutenção do acervo é de R$ 1,7 milhão - R$ 0,50 por ação. A maior parte dos documentos - 2,4 milhões - está guardada na capital, em um galpão com 17 mil metros quadrados de área construída. O restante está em arquivos nas subseções do litoral e do interior, geralmente localizados nos prédios dos fóruns, que são, em sua maioria, alugados.
Fonte: VALOR ECONÔMICO - LEGISLAÇÃO & TRIBUTOS
